В чем преимущества ECM-систем, что это такое и какие функции они имеют

Иллюстрация / Фото: из открытых источников

ECM-система — это отличный способ организовать, обрабатывать и хранить все важные данные. Она работает с различными форматами документов: текстовыми файлами, изображениями, видео, таблицами и не только. Поэтому преимущества ECM-систем очевидны и точно указывают на то, что она будет полезна любому бизнесу.

Плюсы внедрения ECM

Внедрение таких систем направлено на решение нескольких ключевых задач:

• оптимизация бизнес-процессов. Можно автоматизировать все рутинные операции и повысить общую эффективность;
• обеспечение бесперебойной работы. К примеру, можно выполнить резервное копирование и восстановление данных при сбоях;
• снижение затрат. Можно будет экономить на бумаге, печати, почтовых расходах и физических архивах;
• удобство работы. Благодаря ECM-системе сотрудники получают быстрый доступ к информации;
• безопасность и соответствие стандартам;
• гибкость и масштабируемость. Правильно выбранную систему можно будет адаптировать под растущие потребности бизнеса.

Функционал современных ECM-систем

Помимо базовых функций, ECM предлагает ряд дополнительных инструментов для оптимизации работы с корпоративными данными. К примеру, можно будет выполнить быстрый поиск и индексирование даже в крупных массивах информации. А еще можно сохранять историю изменений, что позволяет отслеживать правки и возвращаться к предыдущим вариантам файлов. С качественной системой можно настроить маршруты документов, уведомления и автоматизировать другие рутинные задачи.

Конечно же, доступна аналитика и отчетность — инструменты для оценки эффективности работы с контентом и выявления «проблемных» мест. А благодаря тому, что многие системы обеспечивают доступ с мобильного устройства, можно будет работать с данными в любом месте.

Какую выбрать систему для бизнеса

Российский рынок предлагает множество решений, которые помогают бизнесу сокращать расходы на бумагу, канцелярские принадлежности и почтовые услуги. К примеру, если вам нужна ECM-система, можно обратить внимание на ту, что предлагает компания LDM. Она специализируется на создании и внедрении уникальных программных продуктов для электронного хранения документов, автоматизации документооборота и предназначена для эффективного управления корпоративным контентом.

LDM успешно реализовала свыше 200 масштабных проектов в различных сферах, включая государственный сектор, финансы, топливно-энергетический комплекс, промышленность и другие отрасли.